COVID-19
Heber Caramagna, Senior Executive Manager, KNET Project
21 Marzo, 2020
2. L'importanza della Business Continuity: i 4 passi per un'implementazione efficace
Fai quadrato con il tuo Tiger Team
Comunica, comunica e comunica ancora
Pone le persone al primo posto, sempre
Concentrati sui processi realmente valoriali
3. Conclusioni
Introduzione
L’11 marzo 2020 il Direttore Generale dell’Organizzazione Mondiale della Sanità, Tedros Adhanom Ghebreyesus, ha confermato come il numero delle segnalazioni di SARS-CoV-2 ammonti a circa 118.000 casi sparsi in 114 Paesi. Il 90% delle suddette segnalazioni è circoscrivibile a 4 Paesi, 2 dei quali (Cina e Repubblica di Corea) mostrano oggi un significativo declino nel numero di contagi.
A spaventare, tuttavia, vi sono i dati in merito al trend di sviluppo della diffusione del SARS-CoV-2 nei Paesi che - sinora - hanno evidenziato un minore numero dei casi rispetto a Cina, Corea, Iran o Italia, evento questo che potrebbe portare Paesi come la Francia, la Germania, il Belgio e l’Olanda (oltre a UK e States) a vivere ciò che in Italia stiamo invero vivendo ormai da un paio di settimane.
In questi giorni vengono diffuse stime su quando l'epidemia vedrà il suo arresto. Ma nel frattempo, le perdite generate dall’attuale contesto sul sistema economico internazionale continuano a salire. Viaggi annullati, turismo e ristorazione fermi, inefficienze nelle catene di approvvigionamento, sono solo alcune delle criticità che stanno affliggendo in questi giorni le organizzazioni d’impresa.
Certo, si incoraggiano i dipendenti a lavorare da casa, si introducono nuove policies di sicurezza per evitare i rischi di contagio, si fa scorta di mascherine e disinfettanti per le mani. La realtà è tuttavia che, se da un lato tali azioni sono necessarie, d’altro canto non sono sufficienti a compensare i cali di produttività e le inefficienze che rendono questo un momento di estrema difficoltà per le imprese.
Non sapendo quando tutto ciò finirà e quale sarà l’onda lunga che dovremo attenderci a contagi diminuiti prima di recuperare appieno le performance ex ante Covid-19, forniamo in sintesi alcune linee guida in grado di aiutare gli imprenditori nazionali a creare un piano di Business Continuity, per salvaguardare la continuità aziendale e conservarne al meglio - per quanto possibile - il valore.
L'importanza della Business Continuity in condizioni di emergenza:
4 passi per implementarlo in modo efficace
Per Business Continuity intendiamo la salvaguardia della continuità d’impresa, qui intesa non tanto come “going concern” (concetto caro a chi - come noi - opera nel turnaround management) quanto come vero e proprio mantenimento delle funzioni aziendali primarie anche in condizioni di estrema difficoltà o, alla peggio, il ripristino delle suddette funzioni in condizioni di emergenza.
Il piano di Business Continuity, pertanto, include le procedure e le istruzioni operative che un’organizzazione imprenditoriale deve seguire per far fronte a crisi sistemiche, o comunque a eventi esogeni inattesi e potenzialmente lesivi. Le componenti di in un piano del genere sono pertanto le risorse umane, le risorse tecniche, i processi dell’azienda nonché tutti i portatori di interessi.
Come strutturare, quindi, un piano di questo tipo? Cosa includere? Entro quale perimetro limitarsi? E a quale scopo? Tentiamo a seguire di segnalare 4 buone pratiche che, per nostra esperienza, possono davvero aiutare l’imprenditore che, come oggi, si trova a condurre la propria impresa in un contesto di estrema difficoltà, turbolenza e volatilità.
1. Fai quadrato con il tuo Tiger Team
Nessun piano di Business Continuity vive di vita propria. Come qualsiasi programma, anche il suddetto piano deve essere implementato dalle persone che quotidianamente vivono l’impresa, ognuna per la propria funzione strategica. In estrema sintesi, la Business Continuity ha luogo solo ed esclusivamente se le persone ci credono e rispettano il piano prestabilito.
Porre le persone che hanno un ruolo importante nel piano nelle condizioni di concorrere a crearlo loro stesse è il primo passo per ottenerne l’ingaggio. Inoltre, per quanto un professionista esterno possa risultare necessario nell’ambito della creazione di un piano di Business Continuity, nessuno meglio di chi vive l’impresa sa quelle che sono le attività che in nessun modo debbono essere interrotte.
Per questo motivo assembrare da subito un team di lavoro costituito dai leaders d’impresa, dai professionisti e dalle persone che in azienda ricoprono funzioni strategiche (quello che qui definiamo il “Tiger Team”) è il primo elemento per garantire che il piano di Business Continuity sia rispondente alle reali esigenze dell’impresa e, altrettanto importante, adempiuto nei momenti di emergenza.
2. Comunica, comunica e comunica ancora
In un nostro recente articolo avente a tema la gestione della crisi di impresa abbiamo sostenuto che, per esperienza, quando le imprese vivono stati di crisi tendono a chiudersi in sé stesse. Così azzerano le comunicazioni verso i propri dipendenti, nonché verso il mercato, generando ansie e timori in chi ha frequenti rapporti con l’impresa.
Questa strategia, del tutto inefficace secondo noi, porta in genere i dipendenti ad alimentare “rumours da macchinetta del caffè” (spesso ingigantendo fatti risibili nel più ampio contesto della crisi), i clienti a porsi domande sulla capacità dell’impresa di continuare a evadere gli ordini con puntualità, i fornitori e le banche a nutrire non pochi dubbi sulla possibilità di mancati incassi.
Al contrario, di fronte a una crisi sistemica chiunque vuole essere informato. Tutti vogliono sapere cosa aspettarsi e cosa fare per supportare l’impresa nella gestione dell’emergenza. Un piano di Business Continuity deve prevedere comunicazioni costanti ai dipendenti e ai principali portatori di interessi per aggiornarli costantemente sullo stato dell’arte e sulle azioni intraprese dall’impresa.
3. Poni le persone al primo posto, sempre
In condizioni di crisi sistemica, specie indotte da cause ambientali/igieniche/sanitarie (esattamente come la crisi che stiamo vivendo oggi), la salute e il benessere dei dipendenti devono essere la prima e principale fonte di preoccupazione dei leaders di impresa. La salvaguardia del welfare e della sicurezza è il primo obiettivo cui l’impresa deve tendere.
Occorre anzitutto affrontare le esigenze - generalmente numerose ed estremamente eterogenee - della forza lavoro. Perché senza partire da questo punto, quand’anche la crisi si risolva e l’impresa torni alla normalità, il clima aziendale sarà irrimediabilmente compromesso e il turnover non potrà che salire vertiginosamente a emergenza conclusa.
È fondamentale stabilire una strategia che consenta alla forza lavoro di continuare a operare in condizioni di sicurezza. Un piano di Business Continuity deve prevedere l’impiego di strumenti, tecnologie, misure di sicurezza e capabilities per supportare al meglio la forza lavoro nel garantire il corretto funzionamento delle principali funzioni aziendali anche in situazioni di estrema difficoltà.
4. Concentrati sui processi realmente valoriali
Qualsiasi piano di Business Continuity parte dalla valutazione dei processi aziendali con l’obiettivo di identificare quelli ritenuti maggiormente critici, individuare le aree aziendali di maggiore vulnerabilità, mappare le dipendenze tra funzioni/reparti e stimare le possibili perdite emergenti a fronte dell’interruzione di uno - o più - processi per un determinato lasso di tempo.
Questa attività è ardua. Lo sosteniamo chiaramente in quanto ogni azienda è un mondo a sé e, indipendentemente dalle dimensioni aziendali, esistono realtà di pur piccole dimensioni con livelli di complessità e sofisticazione elevatissimi. Per questo la mappatura dei processi e la comprensione delle aree di rischio e delle possibili perdite sono obiettivi estremamente sfidanti.
Per farlo al meglio, suggeriamo di partire (lean management docet) da un’analisi dei processi a valore in azienda, nel tentativo di classificare i processi in funzione del loro “grado di valore”. Quindi, per ciascun processo, associare le funzioni in grado di garantirne l’evasione e valutare le dipendenze tra singole funzioni così da creare un’efficace strategia di risposta all’emergenza.
Conclusioni
La Business Continuity aiuta non solo a tutelare al meglio le risorse in azienda in condizioni di emergenza ma altresì a conservare il valore dell’impresa quando tutto sembra irrecuperabile. Sapere cosa fare, come farlo e - più di tutto - su cosa concentrarsi per garantire la continuità dei processi aziendali fondamentali consente a imprenditori e dipendenti di affrontare la crisi in tutt’altro modo.
Le aziende che hanno investito nel creare delle solide procedure di continuità gestionale, oggi sono in grado di rispondere con maggiore efficacia alle difficoltà che l’odierno contesto pone loro. Per questo suggeriamo agli imprenditori nazionali di intraprendere percorsi di mitigazione e gestione del rischio della propria impresa, anche grazie alla predisposizione di un piano di Business Continuity.